Delmenhorst - Mit Hilfe der elektronischen Akte werden im Delmenhorster Jobcenter ab diesem Montag die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen auf dem Postweg adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend automatisch der zugehörigen Akte zugeordnet. Die jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters Delmenhorst sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch zwingend für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten werden sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale an das Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Für die Kundinnen und Kunden stehen daher ab sofort Kundenkopierer auf den Fluren zur Verfügung
